tietosuojaseloste

SSO Rauta-Maatalous Oy:n asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

    1. Rekisterinpitäjä

    SSO Rauta-Maatalous Oy

    Postiosoite:   Prismantie 2, 24800 Halikko 

    Käyntiosoite:   Örninkatu 16, 24100 Salo

    Y-tunnus:    0689638-9

    2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

    tietosuojavastaava@sok.fi  

    3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

    sso.tietosuoja@sok.fi 

    4. Rekisterin nimi

    SSO Rauta-Maatalous Oy:n asiakasrekisteri

    5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Henkilötietoja käsitellään osana rauta- ja maatalouskaupan, kone- ja varaosakaupan sekä viljakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle sekä tarvittaessa kuljetusliikkeelle toimituksen toteuttamiseksi.

    Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

    6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

    Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein 

    Art. 6.1 b) Sopimus

    Tilaus ja toimitussopimus

    Tilisopimus

    Art. 6.1 b) Suostumus

    Suoramarkkinointisuostumus 

    Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

    Rahanpesulaki

    Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

    7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

    Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

    8. Käsiteltävät henkilötiedot 

    SSO Rauta-Maatalous Oy:n tilisopimukseen ja palveluihin käsittelemät henkilötiedot:

    • Etu- ja sukunimi
    • Henkilötunnus
    • Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
    • Puhelinnumero
    • Sähköposti
    • Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
    • Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
    • Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
    • Työsuhteen tila
    • Työnantajan yhteystiedot
    • Tilinkäyttöoikeutettujen nimi ja henkilötunnus
    • Haettava tilimyynnin yläraja / kk
    • Tieto luottokelpoisuudesta
    • Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) voimassaoloaika / myöntämispäivämäärä
    • Ostotapahtumatosite
    • Tiedot asiakkaan ostoista
    • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
    • Markkinointisuostumus tai -kielto

     

    9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

    Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointisuostumus tai –kielto

    10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

    Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

    Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n järjestelmästä.

    11. Henkilötietojen vastaanottajat 

    Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

    Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

    Yhtiöllä on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

    Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

    Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille rautakaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja

    asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

    12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 

    Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

    Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. 

    Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet takaamaan henkilötietojen suojaamisen.

    13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

    Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 

    Tilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

    Rauta-maatalouskaupan tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 vuotta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

    Säilytämme tilaushistoriaa rauta- maatalouskaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 6 vuotta viimeisestä tilauksesta.

    Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.

    14. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
    • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
    • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
    • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

     

    Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.

    Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

    15. Suostumuksen peruuttaminen

    Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

    Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

    16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

    Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

    Rauta- maatalouskaupan tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu. 

    17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

    Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

    18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

    Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rauta- maatalouskaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

    S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

    Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.