tietosuojaseloste

SSO Rauta- Maatalous Oy:n Polttoöljykaupan asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

    1. Rekisterinpitäjä

    SSO Rauta-Maatalous Oy

    Postiosoite:   Prismantie 2, 24800 Halikko 

    Käyntiosoite:   Örninkatu 16, 24100 Salo

    Y-tunnus:   0689638-9

    2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

    tietosuojavastaava@sok.fi 

    3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

    sso.tietosuoja@sok.fi 

    4. Rekisterin nimi

    SSO Rauta- Maatalous Oy:n Polttoöljykaupan asiakasrekisteri

    5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

    Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja SSO Rauta-Maatalous Oy:n laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten. Katso lisätietoja tästä.

    Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

    6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

    Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

    Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus ja toimitussopimus

    Tilisopimus

    Art. 6.1 b) Suostumus 

    Suora- ja jälkimarkkinointilupa, palveluiden toimivuuden kartoitus. Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

    7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

    Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

    8. Käsiteltävät henkilötiedot 

    Yhtiön polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot: 

    • Nimi
    • Yrityksen nimi
    • Henkilötunnus (y-tunnus)
    • Toimitusosoite
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite
    • Osuuskaupan jäsennumero
    • Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
    • Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
    • Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
    • Tiedot asiakkaan ostoista
    • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
    • Tieto luottokelpoisuudesta
    • Markkinointisuostumus tai -kielto
    • Tavaran toimittajalle North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) tai Teboil Oy:lle ja kuljetusyhtiöille luovutettavat tiedot: 
    • Asiakkaan nimi
    • Polttoöljyn toimitusosoite
    • Puhelinnumero ja/tai sähköposti
    • Toimituksen lisätiedot

     

    9. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

    Polttoöljyasiakkaat

    10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

    Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tilausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen avulla. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n järjestelmästä.

    11. Henkilötietojen vastaanottajat 

    Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. 

    Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajina toimivien North Europe Trade Oil Oy:n (NEOT) ja Teboil Oy:n sekä niiden kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta.

    Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

    Yhtiöllä on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

    Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

    Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

    12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 

    Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

    13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

    Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 

    Yhtiö tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

    Yhtiön asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta osana kirjanpitoaineistoa.

    Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen + 2 kk tai kun saatavat on suoritettu.

    NEOT: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva + 2 vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

    Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta. 

    14. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
    • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
    • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
    • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

     

    Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.

    Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

    15. Suostumuksen peruuttaminen

    Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

    16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

    Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

    17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

    Henkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia. 

    18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

    Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT ja Teboil Oy käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

    S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.