tietosuojaseloste

SSO Rauta-Maatalous Oy:n  suoramarkkinointirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

    1. Rekisterinpitäjä 

    SSO Rauta-Maatalous Oy 

    Postiosoite: Prismantie 2, 24800 Halikko  

    Käyntiosoite: Örninkatu 16, 24100 Salo 

    Y-tunnus: 0689638-9 

    2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

    tietosuojavastaava@sok.fi  

    3. Rekisteriasioita hoitava henkilö 

    sso.tietosuoja@sok.fi 

    4. Rekisterin nimi 

    SSO Rauta-Maatalous Oy:n suoramarkkinointirekisteri 

    5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

    Henkilötietoja käsitellään markkinointi- ja viestintätarkoituksissa uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja materiaalin lähettämiseen sekä palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen. 

    6. Henkilötietojen käsittelyn peruste 

    Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein  

    Art. 6.1  

    1. Suostumus  

    Henkilötietoja käsitellään perustuen henkilön antamaan suostumukseen 

    7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta 

    Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. 

    8. Käsiteltävät henkilötiedot  

    SSO Rauta-Maatalous Oy:n Suoramarkkinointirekisteri sisältää tietoja henkilötietojen käsittelyyn suostumuksensa antaneista henkilöistä. Henkilöihin liittyvät tiedot ovat seuraavia:  

    • Etu- ja sukunimi 
    • Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka 
    • Puhelinnumero 
    • Sähköposti 
    • Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero 
    • Markkinointisuostumus tai –kielto

     

    9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät 

    Asiakkaan nimi, yhteystiedot, kieli, ikä, markkinointisuostumus tai –kielto 

    10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä 

    Tiedot saadaan henkilöltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti käyttäen verkko- tai paperilomaketta. 

    11. Henkilötietojen vastaanottajat  

    Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. 

    Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  

    Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.  

    12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet  

    Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.  

    Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet takaamaan henkilötietojen suojaamisen. 

    13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit 

    Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitetuissa markkinointi- ja viestintätarkoituksissa. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä henkilön käytettyä kielto-oikeuttaan tai kun on perusteltu syy olettaa, etteivät henkilötiedot ole enää täsmällisiä (esimerkiksi viestit eivät mene enää perille). 

    14. Rekisteröidyn oikeudet 

    Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: 

    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen 
    • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista) 
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) 
    • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi) 
    • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi) 
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) 
    • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta 

    Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. 

    Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

    15. Suostumuksen peruuttaminen 

    Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa sähköisissä markkinointiviesteissä olevan linkin avulla tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. 

    16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle 

    Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen. 

    17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot 

    Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. 

    18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista 

    Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Markkinointirekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.  

    S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.