tietosuojaseloste

SSO Rauta- Maatalous Oy:n talouden myyntireskontran asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

    1. Rekisterinpitäjä

    SSO Rauta-Maatalous Oy

    Postiosoite:   Prismantie 2,  24800 Halikko

    Käyntiosoite:   Örninkatu 16, 24100 Salo

    Y-tunnus:    0689638-9

    2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

    tietosuojavastaava@sok.fi 

    3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

    sso.tietosuoja@sok.fi 

    4. Rekisterin nimi

    SSO Rauta- Maatalous Oy:n talouden myyntireskontran asiakasrekisteri

    5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on käyttää tietoja laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

    6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

    Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimukseen sekä kirjanpitolakiin.

    7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

    Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

    8. Käsiteltävät henkilötiedot 

    Liikekumppanimasterdata: 

    Liikekumppanin nimi, nimen tarkenne, nimen lisätarkenne, nimilyhenne, ylempi liikekumppani, liikekumppanin tunnus, y-tunnus, alv-tunnus tai henkilötunnus, edellinen nimi, yhtiömuoto, asiakasryhmä, toimittajaryhmä, konsernikoodi, tunniste (mikäli ei y-tunnusta, alv-tunnusta tai henkilötunnusta), aloituspvm, ennakonperintä voimassa, lopetuspvm, lopetussyy, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, postilokero, postinumero (postilokero), postitoimipaikka (postilokero), maa, kieli, puhelin, telefax, sähköposti yleinen, ovt-tunnus

    Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksen tekoprosessissa:

    Henkilötunnus, maksuhäiriömerkinnän pvm, merkinnän aiheuttanut summa, merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

    9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

    Laskutusasiakkaan perustiedot, henkilötunnus ja laskutusasiakkaan yhteystiedot

    10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

    • Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland –portaali
    • Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma-organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
    • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
    • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
    • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto 

     

    11. Henkilötietojen vastaanottajat 

    Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

    Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

    Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

    Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

    12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 

    Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

    13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

    Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 

    Henkilötietojen säilytysaika on kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.

    14. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

    • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    • Oikeus tietojen oikaisemiseen 
    • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
    • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
    • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
    • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

     

    Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

    Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

    15. Suostumuksen peruuttaminen

    Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

    16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

    Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.

    17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

    Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

    18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

    Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

    S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

    Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.